Catalyst sharing session adalah sebuah kegiatan diskusi untuk LSM dan Komunitas yang dilaksanakan secara Pro Bono oleh lembaga konsultan komunikasi bernama Maverick. Tahun ini, Maverick mengambil tema “Tetap Eksis dan Berkomunikasi Saat Kerja #DiRumahAja”, melihat sekarang ini banyak lembaga yang menerapkan Work From Home atau kerja di rumah, termasuk teman-teman dari LSM dan Komunitas.
Kali ini, Neka Rusyda Supriatna (Pustakawan/Manajer Informasi) berkesempatan menjadi perwakilan dari Indonesia Judicial Research Society (IJRS) untuk mengikuti kegiatan Catalyst sharing session.
Bagaimana meningkatkan komunikasi internal dalam lembaga?
Hampir semua peserta Catalyst tahun ini yang terdiri dari LSM dan Komunitas menerapkan Work From Home. Cara yang digunakan untuk berkomunikasi dalam internal lembaga adalah dengan menggunakan Whatsapp Group dan platform video call seperti zoom, google hangout, google meeting, dsb.
Ketika menggunakan platform video call, saran dari Tim Maverick sebaiknya kita sebelum memulai meeting membuat sebuah memo. Memo ini berisikan hasil-hasil ide atau masukan yang akan kita sampaikan dalam meeting. Ini akan sangat membantu membuat meeting menjadi lebih efektif.
Kita juga perlu memaksimalkan penggunaan Whatsapp Group. Untuk diskusi yang sekiranya tidak perlu tatap muka dapat kita lakukan via Whatsapp Group saja. Hal ini bertujuan untuk mencegah zoom-fatigue atau kelelahan menggunakan zoom (dan platform video call lainnya : google hangout-fatigue, google meeting-fatigue, dsb.)
Selain itu untuk mengontrol kinerja para pekerja, kita bisa membuat daftar atau jadwal perencanaan kerja baik secara mingguan atau bulanan. Dengan jadwal tersebut, kita bisa tahu apa yang sedang dikerjakan oleh pekerja lain, pekerja mana yang sekiranya bisa kita bantu kerjaannya, atau bahkan kita bisa tahu kapan pekerja lain sedang izin atau cuti tidak masuk, sehingga jangan sampai ketika ia sedang izin atau cuti malah kita beri kerjaan.
Bagaimana cara agar tidak lelah saat berkomunikasi secara internal?
Ketika melakukan video call, tenaga yang kita keluarkan lebih besar daripada kita bertemu tatap muka dengan orang lain. Saat melakukan video call kita harus menyiapkan segala macam teknis, mendengarkan pembicaraan pihak lain, membaca gesture muka dan tubuh lawan bicara, dan juga ikut berbicara dalam meeting.
Beberapa hal yang bisa kita lakukan agar tidak bosan dan lelah setelah melakukan komunikasi internal adalah dengan :
- Adakan sesi curhat dengan para pekerja lainnya, sesi ini juga membantu kita mengetahui apakah ada pekerja lainnya yang memang membutuhkan bantuan kita baik dalam kerjaan maupun secara mental.
- Adakan sesi sharing hobi, sesi ini membantu para pekerja saling mengenal antar satu sama lain dan dapat saling menceritakan hobi , passion, atau hal-hal apa yang sedang disukai.
- Adakan sesi social meeting, dalam sesi ini kalian bisa melakukan kegiatan bernyanyi bersama, menceritakan sesuatu, atau bermain game virtual.
- Khusus saat diskusi internal, saat meeting menggunakan zoom kita bisa saling mengganti-ganti background dengan gambar yang lucu dan menghibur supaya suasana meeting lebih menyenangkan. Ingat, khusus rapat internal saja ya jangan saat rapat eksternal dengan lembaga atau mitra lain.
- Bisa juga adakan sesi makan bersama atau buka puasa bersama secara virtual dengan pekerja lain untuk meningkatkan
Bagaimana meningkatkan komunikasi eksternal dalam lembaga?
Meeting eksternal dilakukan dengan menggunakan platform video call yang kurang lebih sama dengan saat kita melakukan komunikasi internal. Penting bagi kita mengetahui jadwal-jadwal pihak lain agar dapat menyamakan jadwal untuk melakukan video call.
Untuk komunikasi via social media, di masa pandemi ini menjadi salah satu sarana komunikasi yang ampuh. Banyaknya orang-orang yang menerapkan work from home menjadikan penggunaan social media meningkat. Social Media masih menjadi sarana utama dalam mencari informasi, hiburan, dan penggalangan dana.
Namun, kita perlu cermat dalam menentukan mana postingan yang akan kita masukkan ke feed dan mana yang hanya kita masukan ke story saja (untuk instagram dan facebook). Saat ini , audience lebih selektif dalam memilik konten yang ingin mereka lihat. Audience lebih suka dengan konten-konten yang positif dan menjauhkan mereka dari keresahan pandemi ini. Sehingga penting bagi kita untuk mengemas konten kita menjadi lebih menarik lagi baik secara isi maupun visualnya.
Untuk penggalangan dana secara online, jangan takut beranggapan bahwa karena masa pandemi seperti sekarang ini membuat orang-orang tidak mau menyisihkan sebagian harta mereka untuk orang lain. Nyatanya, masih ada orang-orang baik yang mau ikut menyisihkan sebagian harta mereka atau dengan kata lain, berdonasi. Kita bisa juga megajak influencer yang memiliki ketertarikan dengan isu penggalangan dana kita. Sehingga promosi penggalangan dana kita bisa lebih efektif, dan tentunya ini akan menaikkan citra lembaga kita juga.
Intinya, baik secara internal maupun eksternal kita perlu memahami bagaimana cara atau metode berkomunikasi yang cocok dilakukan untuk lembaga kita, karena beda lembaga tentunya akan beda penerapan metode. Hal ini bisa tergantung dari kebijakan, SDM, media komunikasi, dan fakot-faktor lainnya.
